深度工作:一小时黄金时间如何改变您的职业生涯?

当您在办公室,全神贯注地完成一项需要集中注意力的工作时,您深入思考,平静的时间逐渐流淌。您认为的美妙想法不断涌现,当想法在您脑海中变得清晰时,意外发生了;一位同事打断您,告诉您一些最不重要的事情,或者可能已经延迟的事情,这时思绪的迸发便会停止,您完全脱离正在做的事情。

当您尝试重新开始工作时,您需要大约15至20分钟才能重新集中注意力。您可以通过计算每天中断的次数来判断持续分心的成本有多高,还可以通过查看不断向您挥手的多种分心来源,例如通知、会议,甚至是Zoom、电子邮件和电话。

现代办公室设计,甚至虚拟工作空间,提供了很多优势。它们让我们与同事保持联系,促进对话、会议和头脑风暴,但这就是我们所需要的吗?

所有这些分心

也许有一天您决定把一份您不能在办公室专注的工作带回家,在这方面,您并不孤单。许多员工都努力专注于工作,而他们中很多人却将他们在办公室的大部分时间用于为了证明出勤率,执行诸如回复电子邮件、参加会议等日常任务,这给了他们一种错误的生产力感觉。

事实上,让肤浅的义务主导我们的职业生活比专注于为工作增加真正价值的任务更容易,后者需要更多的时间和精力。但问题是,办公桌大多是为这种肤浅的工作而设计的,改善沟通环境,鼓励团队合作和开会。这些当然是必要的,但只是职业生活的一部分,分心的因素太多将导致想法、创造力和创新很难发展。

让注意力难以集中的不仅仅是工作场所。在科技时代,每一个声音、每一个闪光、每一个振动都会让人分心。即使在电脑上工作时,数百万次诱人的点击也可能会浪费数个小时。

根据社交媒体管理平台Hootsuite的数据,2019年,我们每天看手机大约100次,扣除平均睡眠时间,这意味着我们每十分钟就会中断一次手头的事情来看手机。同样的结果也出现在Udemy平台2018年的一项调查中,超过70%的员工确认他们在工作中容易分心,16%的员工表示总感觉无法集中注意力。报告称,这种无用的工作每年使美国公司损失超过6500亿美元,并造成恶性循环,首先是员工不满,然后是他们完成工作的能力变弱,他们不得不花更长的时间在工作上,这增加了他们的压力和挫败感。

很明显,让员工处于鼓励集中注意力的环境中不仅可以确保工作质量,还可以确保员工的福祉。国际咨询公司KRC for Microsoft对来自15个国家的500名工人和100名大公司负责人进行了一项研究,员工报告说,他们花在工作上的时间中有52%是被浪费的,而这一比例直接影响到员工的幸福感。在员工难以集中注意力的公司,81%的员工感到不幸福,相反,在员工拥有能够集中精力的资源的公司里,这一比例下降到33%。

前述Udemy的调查告诉我们,员工平均每周收到304封与工作相关的电子邮件,回复每封邮件后大约需要16分钟才能重新恢复注意力。对于会议,一个人每月平均花费31小时参加会议。这些多浪费的时间没有真正的生产力,因此Sapence Analytics的首席执行官布拉德·凯林格建议公司实施“黄金时间”方法,即将一小时花费在能够集中注意力的环境中,在此期间,员工应阻止应用程序和通知,停止使用手机并避免跟进电子邮件。凯林格断言,每天这样工作一小时可以使一家拥有5000名员工的公司每年增收4亿多美元。

深度工作:机器人不会做的事情

凯林格的终极目标是实现每天一小时的纯粹工作,这似乎不是一件容易的事。在一个分心已成为中心特征的时代,2016年,华盛顿乔治城大学计算机科学教授卡尔·纽波特明确他对在这个时代工作的想法。纽波特在第一本书中提出了不分心的关键:深度工作,即在令人分心的世界中集中注意力成功的规则。这本书于2017年出版,成为跨大西洋的畅销书。

正如纽波特所解释的那样,“深度工作”是指在头脑不受干扰,达到尽可能高的注意力水平并使用我们所有的认知能力的情况下,专注完成每一项活动。当然,技术及其干扰是必不可少的,但纽波特在他的书中告诉我们,机器人将很快接管大部分“浅层”任务,而他们唯一不能做的就是与创造力和认知有关的工作,而做到这一点的唯一方法是尽可能多地集中注意力。

纽波特断言,认为优秀的人取得成功是因为他们有天赋是一种误解,事实上,他们更有能力专注于工作,专注力被世人认为当代经济中最有价值和最稀有的商品。

工作的性质不同,是纽波特区分深度工作方式的标准。例如,作家和艺术家可以遵循寺院哲学,即摆脱一切形式的肤浅工作,孤立地进行深度工作,有时前往另一个国家的指定地方。另一方面,与时间相关的工作则需要使用不同的哲学,设定深度工作的特定时间和浅层工作的其他时间,避免后者侵占前者的时间。

未完成的任务跟着我们

纽波特的“深度工作”概念谈到只专注于一项任务,这与流行的“多任务处理”概念形成鲜明对比。《组织行为与人类决策过程》(Organizational Behavior and Human Decision Processes)杂志2009年发表的一项关于工作性质需要同时管理多个项目或任务的员工的研究显示,工作日在他们之间交替分配,结果表明:以这种方式工作,大量的时间被浪费在将注意力从一项任务转移到另一项任务上,从而降低个人绩效。结果还表明,员工很难将注意力从一项未完成的任务上转移开,并且他们其他任务的表现受到前一项任务完成度的影响。

纽波特揭示了其他一些可能出乎意料的事情。推特、Facebook和其他网站提供的大量不必要的信息并没有在我们关闭这些应用程序或网站时停止它的影响,而是萦绕在我们脑海中,我们的专注力逐渐减弱,并且这一过程持续很长时间。纽波特称之为“注意力的残留物”,一种由有意识或无意识的想法引起的分心。

当您从一项任务转移到另一项任务时(即使这个任务是花几分钟浏览社交媒体),您的部分注意力仍被前一项任务所占据,大脑继续思考您刚刚做了什么、阅读了什么或观看了什么,这与手机上发生的如出一辙,在后台运行的应用程序持续消耗电池电量,即使它们实际上并没有做什么。

因此,当您在准备一个项目提案时,您决定看几分钟Facebook然后回来继续工作,您大脑的一部分仍然会被您刚才阅读的内容占据,并且需要大约30分钟才能再次全神贯注。在30分钟内,您可能会在认知能力下降的情况下工作。

拥抱无聊

纽波特呼吁您将在深度工作和不需要太多专注或努力的浅层工作之间合理分配时间,但警告您不要在无聊或面临认知困难时这样做。深度工作中有很大的价值可以增加,但您应带着一点动力去做,而价值很低的其他活动,比如回复电子邮件,有更多的直接激励(例如有人在等待您的回复)。

无聊将成为您深度工作的伴侣,这是我们在智能手机上缺少的感觉,您必须接受它才能继续工作。为了获得这种技能,您可以开始抵制不断拿出手机来减少商店排队的一些等待时间的冲动,从而度过一些无聊的时间,习惯无聊会让您在工作中抵制手机的诱惑。

但是,无论一些工人在工作场所抗拒分心的意志多么强烈,它仍然有其局限性。那么,最好的解决方案就是在办公室创造一个鼓励专注和深入工作的空间。纽波特在他的书中提到了美国建筑师大卫·德万,“幸福机器”的创造者。“幸福机器”这一设计理念依赖于建造几个专门用于深度工作的房间,由隔音墙隔开,使人不间断地沉浸在工作中。

但是,有更便宜的想法。美国人力资源管理平台Justworks规定,某一天不组织任何会议,有的公司在个人和团体活动之间切换,为浅层工作分配一些时间,为深度工作分配一些时间,而深度工作期间不允许中断。

在共享办公室中,执行重点任务的员工必须能够避免被同事打扰,而隔音耳机通常是最佳解决方案。最后,如果办公室不提供深度工作的可能性,那么在家工作或许是一些人集中注意力的好机会,这样办公室里的员工就专注于浅层工作,需要集中注意力才能完成的任务在指定时间内居家完成。

来源 : 半岛电视台